Comment optimiser l'organisation de votre bureau ?
Un bureau organisé a un impact sur votre état d'esprit et sur votre productivité. Ranger les documents et accessoires sur votre espace de travail vous permet aussi d'être plus efficace. Vous aurez de la place pour être parfaitement à l'aise et vous aurez à portée de mains tous les dossiers et autres éléments nécessaires à votre activité professionnelle. Avoir un espace bien rangé devant vous influe également sur votre moral. Vous serez plus motivé à travailler, ce qui augmentera votre productivité. Alors, adoptez les bonnes pratiques pour ordonner au mieux votre bureau.
Comment avoir un bureau bien organisé ?
Pour organiser un bureau efficacement, commencez par définir votre espace de travail. Gardez en tête que votre zone d'activité est limitée à votre table, et éventuellement à ses rangements s'il en possède. Une fois que vous avez déterminé l'espace dédié à votre activité professionnelle, imaginez le meilleur moyen de le rendre plus fonctionnel. Dans votre tête, établissez un plan dans lequel objets, documents et accessoires ont leur place. Pour vous aider à visualiser les choses, essayez de dresser une liste des éléments qui doivent se trouver sur votre bureau. Une fois que c'est fait, agencez tout votre matériel de travail selon vos plans. Si vous avez des éléments en trop et que vous ne savez pas où les mettre alors que vous en avez besoin, pensez aux rangements. Placez-les dans des tiroirs ou des étagères à proximité pour les avoir sous la main à tout moment et sans encombrer votre bureau.
Une organisation efficace de votre bureau vous sera profitable. Que vous soyez dans votre maison ou dans des locaux professionnels, un espace de travail bien rangé et uniquement dévolu à votre activité à un impact positif sur vous. Par exemple, un bureau bien aménagé et fonctionnel vous permet de mieux travailler. En ayant tous vos dossiers à portée de main, vous serez plus réactif et productif. De plus, avoir une zone bien dégagée devant vous allégera votre humeur. Vous vous sentirez plus à l'aise, ce qui vous poussera à mieux travailler au quotidien.
Les étapes pour organiser son bureau
Pour organiser son bureau correctement, il faut :
- Enlever les éléments inutiles : débarrassez entièrement votre table puis classez son contenu en 3 catégories. La première comprend les objets et documents dont vous avez besoin. La seconde est destinée à tout ce que vous voulez jeter à la corbeille. La troisième, quant à elle, comprend les éléments dont vous devez déterminer l'utilité.
- Trier les papiers : sur votre bureau, vous avez assurément une collection de documents administratifs importants, de factures, de lettres, de pense-bête et de journaux. Débarrassez-vous de ce dont vous n'avez pas besoin et classez le reste dans un organisateur. Ainsi, vous n'aurez pas de mal à retrouver des dossiers essentiels.
- Ranger les fournitures de bureau : pour désencombrer une table, placez vos stylos, feutres et autres accessoires dans un lieu donné. Stockez-les dans un pot, dans un mug ou même dans l'un des tiroirs de votre bureau. Attention, n'oubliez pas de les garder à portée de main pour ne pas les chercher plus tard.
- Aménager les tiroirs : c'est la meilleure solution pour dégager votre bureau. Dans votre tiroir, créez différents espaces de rangement. Glissez-y agrafeuse, trombones, stylos, colle et autres accessoires dont vous pourriez avoir besoin. Et en organisant bien le contenu de vos tiroirs, vous pourrez retrouver plus facilement vos affaires.
Comment améliorer un espace de travail ?
Une bonne organisation du bureau permet d'avoir tout ce dont vous avez besoin à porter de main et d'être plus productif. Pour atteindre cet objectif, n'hésitez pas à personnaliser votre espace de travail. Définissez des zones précises pour mettre votre matériel et vos divers documents. Placez votre ordinateur au centre du meuble, bien en face de vous. Le reste des éléments s'articuleront autour de ce dernier. Mettez les accessoires dont vous avez constamment besoin dans la partie de votre main dominante. La place restante sera destinée à vos dossiers, à un organisateur ou à des rangements. Le plus important est de créer un espace qui vous correspond afin d'accroître votre envie de travailler tout au long de la journée.
L'importance de la personnalisation de l'espace de travail
En personnalisant votre bureau, vous vous préparez mentalement à travailler. Vous savez quel dossier ou quelle fourniture est nécessaire pour votre activité. Ainsi, créez un espace à votre image où vous serez parfaitement à l'aise. Un aménagement personnalisé vous permet de retrouver facilement vos documents et autres éléments. Et en sachant où se trouve chaque chose, vous serez plus productif car vous serez moins distrait par la recherche d'un objet en particulier.
Quels sont les outils indispensables pour une bonne organisation de bureau ?
Certains outils vous aident dans l'organisation de votre bureau. Pour vos dossiers physiques, pensez à la corbeille à courrier ou aux modules de rangement. Rangez-y vos papiers importants ou les fichiers que vous utilisez au quotidien. Un organisateur est aussi très utile. Employez-le pour classer vos papiers selon leur ordre de priorité. Ainsi, vous saurez exactement quoi faire pour le lendemain. Utilisez également un présentoir de table. Déposez-y vos rapports et autres dossiers dont vous et vos collègues avez l'utilité.
Pour réduire l'encombrement sur votre bureau, optez pour des outils numériques. Les logiciels réduisent drastiquement la quantité de papiers présents dans les espaces de travail. Des applications comme Freemind vous permettent de planifier votre journée. Avec Trello ou Asana, collaborez en temps réel avec vos collègues. Pour communiquer sans vous déplacer, rien ne vaut Skype ou Slack. Et pour gérer votre emploi du temps ou vos appels, n'oubliez pas les Intelligences Artificielles (IA).
Quelles sont les méthodes de rangement les plus efficaces pour un bureau ?
Pour avoir un bureau désencombré et fonctionnel, pensez à faire le tri régulièrement parmi vos affaires et à ranger efficacement vos papiers. Chaque semaine, appliquez au moins 2 fois la technique du tri. Débarrassez-vous de ce dont vous n'avez plus besoin et ne gardez que les éléments importants ou ceux dont vous n'êtes pas sûr de l'utilité. N'oubliez pas la technique du rangement. Elle vous aide à optimiser l'espace sur votre plan de travail. Le plus simple est d'attribuer une place à chaque élément sur votre bureau. Et lorsque vous déplacez quelque chose, efforcez-vous de le remettre en place pour que vous n'ayez plus à chercher quoi que ce soit la prochaine fois.
Avoir un bureau bien rangé fait plaisir et rend plus productif. Que vous travailliez à la maison ou dans des locaux professionnels, mettez de l'ordre sur votre plan de travail. Pour cela, définissez un espace pour chaque élément dont vous avez besoin. Dossiers et accessoires doivent être placés dans un endroit bien précis ou dans des rangements. Et pour désencombrer votre espace de travail, faites un tri régulier de son contenu. Débarrassez-vous des éléments dont vous n'avez plus besoin et ne gardez que ceux qui vous sont encore utiles. Avoir un bureau organisé impacte sur votre état d'esprit. Vous serez plus à l'aise, plus motivé et plus productif au quotidien. Si vous aussi, vous souhaitez dire adieu au désordre sur votre espace de travail, appliquez tous les conseils indiqués plus haut.
