Note de cadrage : indispensable dans la mise en place d'un projet d'entreprise
Quelles que soient les activités d'une entreprise, sa réussite repose en partie sur une bonne gestion commerciale, technique et humaine. Et pour assurer une bonne gestion, il est crucial de mettre en place des outils qui vont permettre de piloter des projets d'entreprise à divers niveaux. Pour encadrer ce pilotage, les entreprises s'appuient le plus souvent sur une note de cadrage. Quelles sont les spécificités de ce document ? À quoi sert-elle ? Quand est-elle requise ? Telles sont les questions sur lesquelles nous allons nous pencher.
Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?
Note de cadrage définition :
La note de cadrage est un document qui fixe les contours et les objectifs d'un projet. Elle a pour fonction d'expliquer de manière basique et synthétique la nature du projet pour que sa réalisation se passe dans les meilleures conditions possibles en suivant les directives. La personne en charge de la rédaction de la note de cadrage est généralement le chef de projet. La note de cadrage est également appelée charte de projet, document de cadrage ou note de lancement, des termes qui permettent de mieux prendre conscience de son utilité et de son rôle. Lorsque la note de cadrage est utilisée en interne dans l'entreprise
Comment rédiger une note de cadrage ?
Pour rédiger une note de cadrage, on a coutume de dire qu'il faut répondre aux questions suivantes :
- Quelle est la définition du projet ?
- Quel est son périmètre d'action ?
- Quels sont les objectifs de ce projet ?
- Quel est son contexte ?
- Quelles sont les parties prenantes impliquées dans ce projet ?
- Où se passent les projets ?
- Quand vont avoir lieu les projets (rétroplanning) ?
- Comment vont être développés ces projets (méthodes, ressources humaines, ressources techniques et ressources financières).
Quand rédiger la note de cadrage ?
La rédaction de la note de cadrage doit théoriquement être faite entre l'étude d'opportunité et la réalisation du cahier des charges. Elle marque le début du projet. Selon la nature des projets, de l'entreprise et du client, la note de cadrage peut prendre différentes formes. Généralement, elle est rédigée sous un format PDF. Toujours est-il que bien que différents formats soient permis, la note de cadrage doit être claire et concise pour être comprise de tous les partenaires (depuis le chef de projet jusqu'au technicien).
À quel moment la note de cadrage peut-elle être utilisée ?
Afin de comprendre quand la note de cadrage va servir, il faut dire à qui elle se destine. La note de cadrage se destine à plusieurs types de personnes qui peuvent être des collaborateurs, un client ou même un fournisseur. Une note de cadrage peut aussi être en rapport avec les concours administratifs (concours territorial, etc.). Pour en revenir au sujet qui nous intéresse, il est utile de comprendre que la note de cadrage est le document qui marque le point de départ à un travail collaboratif. Elle va servir, lors d'une réunion regroupant les différents protagonistes d'un projet, à échanger et à discuter sur la mise en place de l'organisation et des objectifs communs. La note de cadrage est propice à des échanges constructifs et elle n'est donc pas figée. Elle peut évoluer suite aux échanges des uns et des autres. Elle est de nature à faire avancer les choses pour gagner en productivité et en efficacité organisationnelle. Elle permet de faire le point sur les missions de chacun.
Lorsque la note de cadrage est utilisée en interne en entreprise, elle a généralement pour but d'expliquer aux collaborateurs la nature d'un projet. Elle permet alors que le projet soit compris, mais qu'il soit aussi accompagné par le plus grand nombre. Une note de cadrage permet d'intégrer les collaborateurs aux activités et à la nature du projet, de se l'approprier, et d'œuvrer à sa réussite. On comprend donc que la note de cadrage est utilisée en entreprise au moment du lancement d'un projet d'envergure.
Pourquoi rédiger une note de cadrage ?
La rédaction d'une note de cadrage a plusieurs fonctions parmi lesquelles :
- La préparation du projet
La note de cadrage permet de rédiger un PDF qui va résumer tous les tenants et les aboutissants d'un projet qui vont permettre un entretien entre les différents acteurs de celui-ci. Au besoin, le PDF pourra être retouché pour arriver à un document principal qui servira de base au projet et en définira les contours. Sans préparation d'une note de cadrage, un projet n'a que peu de chance d'être exécuté correctement et dans les délais. Toute réussite d'un projet dépourvu de note de cadrage n'est souvent due qu'à un concours de circonstances positives. Une planification permet une gestion en amont.
- Un dossier référent
Lorsqu'un dossier est bien élaboré et que la note de cadrage est enregistrée sous format PDF et remise à chaque acteur du projet, elle peut servir alors de référence. Chacun connaît son rôle (chef de projet, technicien, collaborateur, client, etc.) et connaît les délais qu'il doit respecter. L'objectif principal d'une note de cadrage que l'on classe dans un dossier est d'assurer également un meilleur suivi de la gestion d'un projet. Il est facile de vérifier à tout moment quelles sont les missions de chacun. Il est aussi plus difficile d'échapper à ses obligations, car on sait qui fait quoi, quand et comment…
