Pourquoi un cabinet de paie ne représente pas un coût mais un investissement ?
Vous êtes à la recherche d'un prestataire externe qui gère la paie ? Le choix d'un cabinet peut s'avérer complexe, car il s'agit d'une question particulièrement sensible dans les entreprises. Dans ce billet, nous voulons vous montrer qu'un gestionnaire de paie externe n'est pas un coût mais un investissement.
En quoi consiste le service de paie ?
Le service de paie, en général, consiste à gérer la paie (en tenant compte du salaire, des conditions de la convention collective applicable et des conditions personnelles de chaque employé) et à gérer la relation avec la sécurité sociale.
Faire appel à un consultant externe en matière de travail vous apportera les avantages suivants :
- Vous économiserez du temps et de l'argent dans la gestion quotidienne du travail.
- Vous aurez un meilleur contrôle sur le respect des obligations en matière de travail par votre entreprise.
- Vous serez plus efficace et pourrez vous concentrer sur le développement de votre entreprise au lieu de vous consacrer à des tâches répétitives.
- L'automatisation des processus permettra au cabinet de gagner en rapidité et d'éliminer les erreurs.
- Vous éviterez les amendes ou les sanctions pour non-respect de la loi, tant de la part des impôts que de la Sécurité sociale.
- Vous aurez un conseiller à votre disposition pour résoudre les questions relatives au travail, les procédures à suivre lors de l'embauche ou du licenciement d'un travailleur, les démarches à effectuer en cas d'arrêt maladie, etc.
Le contrôle effectué par le gestionnaire de paie vous aidera à disposer de toutes les informations en ordre et à éviter les dépenses imprévues.
Comme vous pouvez le constater, un conseiller en paie peut non seulement vous aider à simplifier la gestion, mais il peut également constituer un élément essentiel pour le développement de votre entreprise.
Que devez-vous demander à un bon prestataire de services de paie ?
Vous avez peut-être envisagé de changer de prestataire de services de paie pour un certain nombre de raisons :
- Il ne répond pas à vos attentes, votre entreprise a grandi et le service de paie externe n'a pas évolué.
- Le prix est élevé et n'apporte pas de valeur ajoutée.
- Ils ne vous informent pas des derniers développements juridiques.
- Ils mettent beaucoup de temps à répondre.
- Ils font la paperasse à la dernière minute et ne vous laissent pas faire de prévisions.
- Vous avez perdu confiance à cause des erreurs commises ou parce qu'ils ne sont pas engagés dans votre entreprise.
Si ces circonstances vous semblent familières, il est peut-être temps de changer de consultant externe en matière de paie. Le bon moment peut être à n'importe quel moment, bien que les moments les plus recommandés soient généralement : au début de l'année, lorsque l'exercice est clôturé, ou à la fin de chaque trimestre, car les comptes auront dû être clôturés à des fins fiscales.
Vous savez déjà que vous allez changer de consultant et quand, mais que devez-vous demander au remplaçant ? Le choix ne doit pas être basé uniquement sur le prix, mais vous devez prendre en compte de nombreux autres éléments qui font de ce service un investissement et apportent une valeur ajoutée à votre entreprise.
Parmi les éléments à évaluer, nous pouvons souligner les suivants :
- Il ne suffit pas qu'ils soient formés en droit du travail, il est important qu'ils aient une connaissance approfondie de l'application pratique des règlements.
- Ne tenez pas compte de la taille du cabinet, cela ne signifie rien. Le cabinet de gestion de paie que vous choisissez doit s'intéresser à votre marché, à vos concurrents et à votre activité.
- Il est important que le nouveau conseiller procède à un examen de l'historique de la paie pour détecter les erreurs et les corriger, afin d'éviter que les problèmes ne soient reportés d'il y a longtemps et que les paies continuent d'être effectuées avec des erreurs.
- Le conseiller doit faire des propositions pour améliorer les conditions des employés. Il ne s'agit pas d'augmenter leur salaire mais d'améliorer leur bien-être au travail.
- Il est essentiel d'utiliser des outils qui facilitent la communication entre l'entreprise et le salarié, comme le portail des salariés.
- Il doit apporter un point de vue objectif dans les cas complexes tels que les licenciements ou les plans de licenciement.
Pour changer de conseiller, vous aurez besoin de toutes les informations relatives à votre entreprise que l'ancien conseiller a en sa possession, telles que : les documents originaux des actes, contrats ou factures, les copies des déclarations fiscales (TVA, impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés), les fiches de paie, la sécurité sociale, la comptabilité, etc.
